Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening een aantal verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen volgens de criteria van onderstaande rubriek.
Begrotingscriterium | |
|---|---|
1A. Overschrijding lasten programma’s (of indien van toepassing een ander door de gemeenteraad vastgesteld autorisatieniveau) | 1.713 |
1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) | 626 |
2. Ongeautoriseerde reservemutaties p.s. veelal zijn dit ook getrouwe beeld fouten, die in de jaarstukken aangepast kunnen worden | 0 |
3.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld (hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening art. 212 Gemeentewet over de planning & controlcyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling etc.) inclusief de onderschrijding op investeringskredieten | 3.863 |
Totaal begrotingsonrechtmatigheden | 6.202 |
4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid | 2.332 |
5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering)) | 3.870 |
Voorwaardencriterium | |
Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering)) | 825 |
M&O criterium | |
Misbruik en oneigenlijk gebruik | 0 |
Begrotingscriterium
De afwijkingen van het begrotingscriterium bedragen € 6.202K, waarvan € 2.332K als acceptabel kwalificeert resterende het saldo van € 3.870K. Hierna wordt dit nader toegelicht.
Voorwaardencriterium
De afwijking ad € 825K bestaat uit 5 contracten waarvan 4 met een onrechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie van €50K. Deze worden hierna toegelicht.
Toelichting op de tabel
1A. Dit bedrag betreft het saldo van de overschrijding van de lasten op programmaniveau van programma 4 en 5. Binnen programma 4 is per saldo sprake van een overschrijding van de lasten met 513K, bestaande uit de volgende vier grote posten:
- Energie toeslag 365K (rijksbijdrage via algemene uitkering);
- Jeugdzorg 413K (open einde regeling);
- Opvang ontheemden Oekraïne 255K (rijksbijdrage);
- WMO 263K (open einde regeling).
De overschrijding van de lasten op programma 5 worden bijna volledig verklaard door externe inhuur (-1.553K). Tegenover deze lasten staat echter dekking door lagere salarislasten op alle programma’s wegens vacatures.
1B. Er is sprake van een overschrijding van de investeringskredieten met 626K waarvan 563K tijdig aan de raad is gemeld via de 2e berap van 2023.
2 hiervan is in 2023 geen sprake.
3 Rubriek 3 is nieuw waar het gaat om begrotingsrechtmatigheid. De analyse op de lasten en baten van de programma’s laat het volgende beeld zien.
Lasten
Programma | Begroot na wijziging | werkelijk | saldo |
|---|---|---|---|
1 Algemeen bestuur | 2.504 | 2.360 | 145 |
2 Integrale veiligheid | 1.566 | 1.298 | 268 |
3 Ruimtelijk domein | 7.986 | 7.061 | 925 |
4 Sociaal domein | 12.693 | 13.100 | -406 |
5 Financiën | 5.742 | 7.048 | -1.306 |
Baten
Programma | Begroot na wijziging | werkelijk | saldo |
|---|---|---|---|
1 Algemeen bestuur | 153 | 166 | 13 |
2 Integrale veiligheid | 105 | 84 | -22 |
3 Ruimtelijk domein | 4.397 | 4.717 | 320 |
4 Sociaal domein | 2.749 | 3.215 | 466 |
5 Financiën | 21.570 | 23.276 | 1.706 |
Overschrijding op de baten | 2.505 | Rubriek 3 |
|---|---|---|
Onderschrijding op de lasten | 1.336 | Rubriek 3 |
Onderschrijding op de baten | 21 | Rubriek 3 |
Totaal | 3.862 |
De overschrijding op de lasten van programma 4 en 5 is onder 1A opgenomen, de overige onder 3.
Het bedrag van 3.862K is de optelsom (dus niet het saldo) van de afwijkingen op programmaniveau van zowel de baten als de lasten ten opzichte van de gewijzigde begroting (stand 2e berap). Het lastige hier is nu op welk niveau deze afwijkingen nader geduid moeten worden, hier worstelen vrijwel alle gemeenten mee. Om hier voor dit moment enigszins pragmatisch mee om te gaan zijn onder ‘5’ alle afwijkingen >50 K specifiek benoemd. Het totaal daarvan 4.297K is hoger dan het bedrag van 3.862K dat hier is genoemd. Het verschil tussen deze twee bedragen wordt veroorzaakt doordat, bijvoorbeeld, de overschrijding op de baten van 2.505K het saldo betreft van lagere en hogere baten en onder 5 alle afwijkingen zijn opgenomen.
4 Naar ons oordeel zijn alle afwijkingen(van onderdeel 1A te relateren aan bestaand beleid. Het is bijvoorbeeld toegestaan om medewerkers in te huren en die kosten te dekken uit de vacatureruimte die met het vertrek van medewerkers is ontstaan. De overschrijdingen van programma 4 vloeien voort uit voorgeschreven wet- en regelgeving (open einde) en v.w.b. Jeugd en WMO en tegenover de extra lasten voor de energietoeslag en opvang Oekraïners staan extra rijksbijdragen.
5 Baten en lasten
In onderstaande tabel zijn op onderwerp de afwijkingen van ‘criterium 3’ benoemd. Het betreffen alle afwijkingen >50K (zowel baten als lasten) ten opzichte van de begroting exclusief de afwijkingen die al bij onderdeel 1A zijn benoemd (dus vwb de ‘overschrijding’ op inhuur zijn hier ook niet de overschotten op salarislasten van alles programma’s benoemd). Deze afwijkingen zijn gebaseerd op de afwijkingen van de afzonderlijke programma’s, daar vind u ook de nadere toelichting.
Algemeen bestuur | Integratie nieuwkomers | 95 | |
|---|---|---|---|
Advisering door derden/inhuur | 147 | SPUK gelden | 151 |
Integrale veiligheid | Aanpak energiearmoede | 58 | |
OOV | 90 | Nationaal Programma Onderwijs | 83 |
Ruimtelijk domein | Bijstandsverlening (WWB) | 60 | |
Afval | 173 | Rijksbijdragen | 235 |
Bestemmingsplannen | 89 | Financiën | |
Duurzaamheid | 159 | Overige verzekeringen | 63 |
Grond Luijendijk-zuid | 60 | Woo (Wet Open Overheid) | 109 |
Nutsvoorzieningen | 119 | Stelpost Onvoorzien | 94 |
Omgevingswet uitv.prg(uit res) | 88 | Gas en Electra | 101 |
Ontwikkellocatie Violiersweg | 71 | Opbrengsten OZB voorgaande jaren | 107 |
Afvalstoffenheffing | 290 | Bruto effect sept en deccirculaire | 939 |
Bouwleges | 92 | Bijdrage van derden | 213 |
Grond Luijendijk-zuid | 60 | Activeren software | 145 |
Verg infra - nutsvoorzieningen | 77 | Rentebaten kapitaallasten | 146 |
Sociaal domein | Algemene uitkering | 96 | |
Loonkostensubsidie | 87 | Totaal afwijkingen 'rubriek 3' | 4.297 |
5 Investeringskredieten
Er is sprake (1B) van een overschrijding van 64K voor ‘beschoeiing oeverbeheer fase 4/5’ op een oorspronkelijk budget van 447K. Dit was al als zodanig opgenomen in de jaarrekening 2022 waarbij was aangegeven dat het krediet nog niet was afgesloten. In 2023 zijn er echter geen mutaties meer op deze investering geweest waarmee het krediet bij deze jaarrekening wordt afgesloten, deze afwijking is abusievelijk niet met de overige afwijkingen bij de 2e berap aan de raad gemeld.
Naast deze overschrijding is sprake van een drietal onderschrijdingen op investeringskredieten die nog niet eerder zijn gemeld, het gaat om bekabeling gemeentehuis waar 35K minder is besteed dan begroot en een tweetal kredieten voor speelplaatsen waarop in totaal 41K minder is besteed dan begroot.
Voorwaardencriterium
De afwijkingen van het voorwaardencriterium bedraagt € 825K, zie toelichting hieronder:
Onrechtmatig | 2023 | NUBBV |
|---|---|---|
Straatreiniging | 102K | 214K |
Onderhoudswerkzaamheden | 119K | 201K |
Inhuur personeel | 95K | |
Afvalverwerking | 29K | |
Afvalverwerking | 65K | |
Totaal | 410K | 415K |
Totale onrechtmatigheid | 825K |
Toelichting | |
Straatreiniging | Betreft straatreiniging. Dit is bij aanbesteden onterecht aangemerkt als werk. De uitgaven zijn boven het EU grensbedrag, er is niet EU aanbesteed. Het contract loopt tot 31-12-2025. De uitgaven in 2023 van € 102 duizend zijn als onrechtmatig aangemerkt. Op basis van de contractwaarde en de resterende looptijd is voor 2024 en 2025 additioneel een bedrag van € 214 duizend als onrechtmatig aangemerkt. Dit is besproken met de afdeling inkoop, bij nieuwe aanbestedingen wordt dit scherper getoetst. |
|---|---|
Onderhoudswerkzaamheden | Betreft onderhoud van kunstgrasvelden. Dit is bij aanbesteden onterecht aangemerkt als werk. De uitgaven zijn boven het EU grensbedrag, er is niet EU aanbesteed. Het contract loopt tot 31-12-2025. De uitgaven in 2023 van € 119 duizend zijn als onrechtmatig aangemerkt. Op basis van de contractwaarde en de resterende looptijd is voor 2024 en 2025 additioneel een bedrag van € 201 duizend als onrechtmatig aangemerkt. Dit is besproken met de afdeling inkoop, bij nieuwe aanbestedingen wordt dit scherper getoetst. |
Inhuur personeel | Betreft inhuur van een projectleider. Totale uitgaven zijn boven het EU grensbedrag. Der halve onrechtmatig. Onder de aandacht gebracht bij het management, voor inhuur zal er gebruik worden gemaakt van Flextender. |
Afvalverwerking | Betreft Afvalverwerking. Contract afgesloten voor 10 jaar tot 1-1-2019 met verlenging van telkens 5 jaar. Eenmalig verlengd tot 31-12-2023. Op het moment van verlenging had een aanbesteding plaats moeten vinden, omdat op dat moment duidelijk was dat de opdracht volgens de (nieuwe) wetgeving Europees aanbesteed moest worden. Derhalve onrechtmatig. Overeenkomst loopt niet meer in 2024. De nieuwe aanbesteding is via een Europese aanbestedingsprocedure verlopen. |
Conclusie
Het is voor ons college voor het eerst dat wij zelf de rechtmatigheidsverantwoording opstellen. We merken bij het opstellen van de tabel dat het lastig is te bepalen welke onderdelen we hier nu precies moeten benoemen zonder in herhaling te vallen, dat heeft voornamelijk betrekking op ‘rubriek 3’ van de tabel. Deze schrijft voor dat we alle afwijkingen (zowel de overschrijdingen-als de onderschrijdingen) op zowel de lasten als de baten, die niet geleid hebben tot een begrotingswijziging bij de 1e of 2e berap of niet tijdig gemeld zijn aan de raad, rapporteren.
De van toepassing zijnde Financiële verordening (toelichting op artikel 5) zegt hierover het volgende:
“Autorisatie door de raad van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s (eerste lid)”.
“Het college dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan de raad te melden, zodat de raad kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld”.
“Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is er voor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de tussenrapportages”.
In de verordening is verder bepaald dat er 2 tussentijdse rapportages zijn (over de eerste 3 maanden en over de eerste 8 maanden). De definitieve verantwoording vindt plaats bij de jaarrekening (over de totale 12 maanden). Het is onvoldoende duidelijk wanneer het college de raad dan te laat heeft geïnformeerd. Men kan stellen dat het dan om afwijkingen >50K moet gaan die pas bij de jaarrekening zijn gemeld terwijl dat al bij de 1e of 2e bestuursrapportage had gemoeten. Het is voor nu (qua tijdsinvestering) niet te achterhalen welke afwijkingen boven 50K in de uiteindelijke jaarrekening feitelijk al bekend waren bij de 1e of 2e bestuursrapportage. Om die reden zijn nu alle afwijkingen >50K ten opzichte van de 2e bestuursrapportage hier opgenomen.
We kunnen ons niet voorstellen dat de wetgever heeft beoogd dat we meerdere malen dezelfde informatie in het jaarverslag opnemen. In de inleiding van het jaarverslag zijn namelijk al alle afwijkingen >50K (die van invloed zijn op het resultaat, dus netto) opgenomen en daarnaast worden bij de programma’s alle afwijkingen >25K op zowel de baten als de lasten toegelicht. Niets wat nu in deze rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen is niet ook al elders in het jaarverslag opgenomen. Wellicht komt dat door het hanteren van die afwijkingsgrens van >25K waar dat bij andere gemeenten wellicht anders is.
We gaan daarom graag, via de Auditcommissie, met de raad in gesprek over een eventuele aanpassing van de financiële verordening op dit onderdeel zodat we de bedoeling en verwachting rondom de rechtmatigheidsverantwoording voor zowel ons college als uw raad kunnen aanscherpen en deze verantwoording ook effectief is.